Honorata Skibicka, radca prawny oraz ekspert portalu www.zglosnaduzycie.pl
Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, najpóźniej w grudniu 2021 roku Polska powinna wdrożyć przepisy, zgodnie z którymi pierwsza grupa pracodawców miałaby obowiązek zapewnienia funkcjonowania i obsługi wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych przeznaczonych do obsługi zgłoszeń dokonywanych przez tzw. sygnalistów. Ogólnym celem tej dyrektywy jest poprawa prawa i polityk Unii w określonych dziedzinach poprzez ustanowienie wspólnych, minimalnych norm zapewniających wysoki poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej. Czym są wspomniane wewnętrzne kanały zgłoszeniowe i jakie wymogi muszą spełnić?
Wewnętrzne kanały zgłoszeniowe to utworzone specjalnie do tego celu ścieżki zgłaszania nieprawidłowości u pracodawców, co najmniej w zakresie dziedzin objętych postanowieniami ww. dyrektywy. Innymi słowy można stwierdzić, że jest to sposób przekazania informacji od pracownika do pracodawcy (przy wsparciu uprawnionych do tego osób) o potencjalnych nieprawidłowościach, jakie mają miejsce w firmie.
W świetle dyrektywy każdy pracodawca podmiotu publicznego oraz pracodawcy zaliczani do grupy podmiotów prywatnych zatrudniający od 50 pracowników zobowiązani będą do tworzenia takich kanałów, chociaż polska ustawa będzie mogła ukształtować te obowiązki inaczej dla niektórych pracodawców. Obowiązki te zostaną także rozłożone w czasie.
Jakie mogą być wewnętrzne kanały zgłoszeniowe? Przede wszystkim pracodawca musi zapewnić ich istnienie i prawidłowe funkcjonowanie, a także odpowiednie procedury pozwalające na zgłoszenia i podejmowania w związku z nimi kolejnych kroków, w tym działań następczych czy naprawczych. Kanały zgłoszeniowe muszą spełniać wymóg obowiązku zachowania poufności. Oznacza to, że personalia osoby dokonującej zgłoszenie powinny być znane wyłącznie upoważnionym osobom do przyjmowania zgłoszeń i ewentualnie osobom wskazanym do dalszego rozpatrywania tego zgłoszenia.
Wśród wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych mogą pojawić się przykładowo:
· dedykowany e- mail,
· dedykowana aplikacja zgłoszeniowa,
· infolinia telefoniczna (z zapewnieniem transkrypcji zgłoszenia),
· infolinia telefoniczna z rejestrem rozmów,
· inne sposoby komunikacji głosowej,
· osobiste spotkanie sygnalisty z osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń (na wniosek pracownika),
· tradycyjna skrzynka na dokumenty w formie papierowej.
Dyrektywa nie określa, jakie konkretnie mogą być kanały zgłoszeniowe w ramach kanałów wewnętrznych, czyli zapewnianych przez pracodawcę. W tym zakresie czekamy na polską ustawę, która nałoży na pracodawców odpowiednie obowiązki. Istotne jest to, aby korzystanie z nich pozwalało na zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, a on sam w tym zakresie korzystał z ochrony.
Dlaczego kanały wewnętrzne?
Zgodnie z założeniami Dyrektywy, wewnętrzne kanały zgłoszeniowe powinny być przemyślane i zaplanowane w taki sposób, aby zgłoszenie nieprawidłowości było tam kierowane w pierwszej kolejności. Zgłoszenia zewnętrzne (do organów państwowych) powinny być wykorzystywane dopiero jeżeli jest to konieczne, a ujawnienie publiczne nieprawidłowości powinno być traktowane jako ostateczność. Dlaczego zgłoszenie wewnętrzne jest oceniane jako to pierwsze, intuicyjne? Powodów jest co najmniej kilka, ale przede wszystkim założenia wskazują, że powinno to być działanie najprostsze, najbardziej naturalne i intuicyjne. Pracodawca jest tym podmiotem, który po dokonaniu zgłoszenia może zadziałać natychmiast, jak najszybciej podjąć wszelkie niezbędne działania i kroki naprawcze celem przeciwdziałania ewentualnym naruszeniom, do których dochodzi w zakładzie pracy. Jest w stanie praktycznie bezzwłocznie dokonać korekty nieprawidłowości zachodzących w jego zakładzie pracy. Za zgłoszeniami wewnętrznymi przemawiają także argumenty czasowe i ekonomiczne.
Co należy wziąć pod uwagę?
Kluczowe jest zachowanie poufności sygnalisty. Wewnętrzny kanał zgłoszeniowy powinien być tak zaprojektowany, aby nie był jedynie powierzchowną realizacją obowiązków nałożonych przez przepisy, ale przede wszystkim, by realnie zachęcał pracowników do ujawniania nieprawidłowości. Z tych względów zasada poufności, czy nawet umożliwienie dokonania zgłoszenia w sposób anonimowy, dla części pracowników może być czynnikiem, dla którego zdecydują się dokonać zgłoszenia. W innym przypadku pracownicy w obawie przed odwetem lub ostracyzmem mogą zaniechać planowanych działań.
Wśród specjalistów pojawiają się głosy, że kanały zgłoszeniowe powinny być także dobierane i oceniane pod kątem skutków dla ochrony danych, co oznacza, że podejmując decyzję o wdrożeniu określonego kanału zgłoszeniowego należy ocenić, jakie potencjalnie zagrożenia dla ochrony danych osobowych zarówno samej osoby dokonującej zgłoszenia, jak również osób wskazanych w zgłoszeniu będą miały wybrane metody i środki.
Które kanały wybrać?
Decyzja w tym zakresie będzie należała do pracodawców, chociaż ustawa może nałożyć określone ramy i obowiązki w tym zakresie. Warto pomyśleć o takich kanałach, które pozwolą na jak najpełniejsze realizowanie założeń dyrektywy, chociażby w kwestii przekazywania informacji o przyjęciu zgłoszenia, czy przekazywania informacji o działaniach podjętych w związku ze zgłoszeniem. Jest to istotne przykładowo w sytuacji zgłoszeń anonimowych przez sygnalistę, gdzie kontakt zwrotny mógłby być utrudniony (np. w przypadku anonimowych zgłoszeń dokonywanych za pomogą tradycyjnej skrzynki).
Wybór kanałów elektronicznych (np. dedykowanych aplikacji zgłoszeniowych czy dedykowanych maili) byłby łatwiejszy ze względu na konieczność prowadzenia rejestrów zgłoszeń.
Kanał telefoniczny (np. dedykowana infolinia, linia z nagrywaniem głosowym) może przyspieszyć czy ułatwić samo dokonanie zgłoszenia.
Jak łatwo zauważyć, dyrektywa pozostawia w tym zakresie dość dużą swobodę, natomiast kluczowe będzie to, jakie rozwiązania zostaną przyjęte w ustawie implementującej te zagadnienia. Czekamy zatem na polską ustawę, która te rozwiązania przeniesie na polski grunt prawny.
