dr Marcin Wojewódka, radca prawny w Wojewódka i Wspólnicy
opiekun merytoryczny oraz ekspert portalu www.zglosnaduzycie.pl
Są tacy pracodawcy, którzy twierdzą, że praktyczne wdrożenie dyrektywy o sygnalistach do naszego porządku prawnego może się kończyć tym, że Polska stanie się krajem donosicieli, ale wygląda na to, że są to obawy co najmniej na wyrost. Nie zmienia to faktu, że już od końca tego roku codzienna rzeczywistość dla wielu pracodawców może być inna. Dlatego też warto, aby pracodawcy zawczasu przygotowali się na to nieuniknione, w szczególności wdrażając u siebie odpowiednie procedury oraz narzędzia. Jednym z takich narzędzi może być skorzystanie z praktycznej funkcjonalności portalu www.zglosnaduzycie.pl, która zapewnia pracodawcom możliwość prawidłowego wywiązania się ze spoczywającego na nich obowiązku zapewniania tzw. kanału zgłoszeniowego dla Sygnalistów.
Przykładowe zgłoszenie Sygnalisty – nielegalnie zrzucane ścieki
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy w przypadku kwestii Sygnalistów jest udostępnienie swoim pracownikom (a także innymi podmiotom – np. kontrahentom) funkcjonalności pozwalającej na bezpieczne, szybkie oraz przede wszystkim anonimowe dla pracodawcy zgłaszanie nieprawidłowości lub nadużyć. Takim przykładem może być posiadana wiedza przez pracownika danej korporacji o niekoniecznie chlubnym wylewaniu przez firmę ścieków do rzeki, co możliwe jest tylko dzięki konszachtom działu ochrony środowiska z odpowiednimi lokalnymi służbami. Sygnalistą będzie ten, który ujawni na zewnątrz tego rodzaju nieprawidłowości, a z tego tytułu nie spotkają go jakiekolwiek nieprzyjemności.
W jaki sposób można zgłosić zidentyfikowane nadużycie
Europejski prawodawca daje dosyć szeroki wachlarz możliwości zgłaszania nadużyć. Dyrektywa o sygnalistach przewiduje różnego rodzaju kanały zgłoszeniowe, które musi zapewnić dany pracodawca. W praktyce można wskazać na ich kilka rodzajów, z czego chyba najbardziej popularnymi będą kanały elektroniczne, a więc przede wszystkim różnego rodzaju programy czy portale internetowe, za pomocą których dany pracownik będzie mógł zgłosić nieprawidłowość po to, aby możliwe było nadanie im dalszego biegu. Już dzisiaj w Internecie wystarczy wpisać w dowolną wyszukiwarkę hasło „portal dla sygnalisty”, by pojawiło się wiele ofert. Większość z nich to oferty zautomatyzowanych serwisów internetowych, na które przyszły sygnalista będzie mógł wejść, wpisać w udostępniony formularz zgłoszenie nieprawidłowości, co następnie zostanie odpowiednio zaszyfrowane i anonimowo przekazane pracodawcy przez system elektroniczny. Problem w tym, że tego rodzaju usługa ma co do zasady wyłącznie charakter techniczny. Dzięki takiemu systemowi pracodawca co prawda wypełni spoczywający na nim obowiązek zapewnienia kanału zgłoszeniowego dla sygnalistów, do czego zobowiązują go przepisy, ale ryzykuje tym, że za pośrednictwem tego całkowicie zautomatyzowanego narzędzia otrzyma mnóstwo zgłoszeń, które od razu powinny trafić do kosza. Wszystko powyższe generuje po stronie pracodawcy dodatkowe koszty i to przede wszystkim te administracyjne, bo ktoś musi po jego stronie oddzielić przysłowiowe „ziarna od plew”, to jest zdecydować, które ze zgłoszeń kwalifikują się do dalszego procedowania, a które powinny zakończyć swój bieg na tym etapie. Niestety, żaden oferowany pracodawcom automatyczny system, nawet oparty częściowo na tzw. sztucznej inteligencji, nie zdejmie całkowicie tego obciążenia z pracodawcy.
Możliwe hybrydowe rozwiązanie problemu pracodawcy
Wychodząc naprzeciw zidentyfikowanemu powyżej problemowi, jakiemu czoła stawić będzie musiała większość pracodawców, warto zastanowić się, czy jest możliwe praktyczne połączenie maksymalnie zautomatyzowanego informatycznego rozwiązania z jednoczesnym elementem weryfikacji merytorycznej przesyłanego przez przyszłego sygnalistę zgłoszenia nieprawidłowości czy nadużycia, przy jednoczesnym zachowaniu anonimowości składającego przedmiotowe zawiadomienie.
Jednym z takich rozwiązań dostępnych na rynku, jest funkcjonalność portalu internetowego www.zglosnaduzycie.pl w postaci tzw. Kanału Zgłoszeniowego. Jak to działa? Bardzo prosto.
Na wskazanej stronie internetowej znajduje się formularz zgłoszeniowy, który po wypełnieniu przesyłany jest do administratora portalu.
W drugiej kolejności system automatycznie, praktycznie od razu, potwierdza zgłaszającemu otrzymanie wiadomości ze zgłoszeniem. Ten moment jest początkiem 7-dniowego, wynikającego z przepisów dyrektywy o sygnalistach, okresu na zweryfikowanie zgłoszenia oraz formalne potwierdzenie zgłaszającemu otrzymanie tego zgłoszenia o nieprawidłowości oraz nadania mu dalszego biegu. Jest to okres kluczowy, gdyż w ciągu przedmiotowych 7 dni musi zostać podjęta decyzja, czy zgłoszenie dokonane w postaci np. elektronicznej za pośrednictwem formularza umieszczonego na stronie internetowej spełnia wymogi określone w przepisach o sygnalistach i należy dalej na jego podstawie działać czy też nie. Niestety żaden, nawet najbardziej wyrafinowanych i zaawansowany technologicznie system nie podejmie tej decyzji. Dlatego może to zrobić sam pracodawca, albo też może on skorzystać z funkcjonalności kanału zgłoszeniowego www.zglosnaduzycie.pl, gdzie po otrzymaniu elektronicznego zawiadomienie doświadczenia eksperci bazując na swojej wiedzy i kompetencjach będą w stanie „rozdzielić ziarno od plew”.
O czym dowie się sygnalista
Ta opisana powyżej wstępna weryfikacja powinna pozwolić nie tylko na niezwłoczne zweryfikowanie zgłoszenia pod względem formalnym, to jest czy zwiera ono takie dane, które pozwalają na nadanie mu dalszego biegu z punktu widzenia technicznego (np. poprawne dane kontaktowe zgłaszającego), ale przede wszystkim ma na celu zweryfikowanie, czy przedmiot zgłoszenia mieści się w zakresie merytorycznym przepisów o sygnalistach. Odwołując się do powyższego przykładu ścieków wylewanych do rzeki, nie ulega wątpliwości, że zgłoszenie dokonane za pomocą kanału zgłoszeniowego takiej właśnie nieprawidłowości powinno zostać zakwalifikowane jako spełniające wymogi merytoryczne i zostanie mu nadany dalszy bieg, ze wszelkimi tego konsekwencjami, w tym przede wszystkim polegającymi na przyznaniu osobie zgłaszającej statusu Sygnalisty – to jest w praktyce rozpoczęcia w przypadku tej osoby szczególnej ochrony trwałości jej stosunku pracy oraz przyznania jej innych uprawnień wynikających z przepisów. Gdyby dokonana wstępna weryfikacja treści zgłoszenia doprowadziła do wniosku, że nie spełnia ono wymogów zawartych w obowiązujących przepisach, gdyż przykładowo dotyczy indywidualnej sprawy, np. mobbingu stosowanego wobec pracownika, a tym samym nie wypełnia wymogów ustawowych, to osoba zgłaszająca – w terminie 7 dni od dnia dokonania przez nią zgłoszenia – otrzyma stosowną informację za pośrednictwem poczty elektronicznej z adresu portalu www.zglosnaduzycie.pl
O czym dowie się pracodawca
Powyżej opisanym informacjom przekazywanym do osoby zgłaszającej odpowiadać będą odpowiednie treści przekazywane do pracodawcy. Po niezwłocznym zweryfikowaniu zgłoszenia pod względem formalnym pracodawca zostanie powiadomiony o wpłynięciu zgłoszenia nadużycia lub nieprawidłowości. Z tym momentem osoba zgłaszająca nabędzie też status Sygnalisty, o czym pracodawca zostanie zawiadomiony. Na tym etapie nie ma jeszcze konieczności przekazania pracodawcy informacji o danych osobowych sygnalisty, to jest o tym, jaka osoba jest autorem zgłoszenia. Jeśli jednakże dla dalszego procedowania u pracodawcy w rozwiązaniu zgłoszonego zagadnienie niezbędne będzie ujawnienie danych osobowych Sygnalisty, to i tak pracodawca będzie już związany przepisami chroniącymi Sygnalistę. Jak więc widać takie rozwiązanie zapewnia tak czasową anonimowość Sygnaliście, jak też daje mu należytą ochronę. Co więcej, sam Sygnalista otrzymuje też z portalu www.zgłosnaduzycie.pl informację o posiadanym przez niego statusie. Natomiast w przypadku, gdy zgłoszenie nie będzie kwalifikowało się w rozumieniu obowiązujących przepisów. to pracodawca zostanie jedynie poinformowany o zaistniałym fakcie, bez ujawniania jakichkolwiek jego szczegółów. Ponadto na koniec każdego miesiąca kalendarzowego pracodawca otrzyma zbiorcze zestawienie informacji o wpływających zgłoszeniach oraz ich losach. Powyższe pozwoli dobrze udokumentować pracodawcy prawidłowe wywiązanie się ze spoczywających na nim obowiązków.
Nie wszystko złoto co się świeci
Jak widać z powyższego opisu skorzystanie przez pracodawcę z narzędzia w rodzaju funkcjonalności portalu www.zgoslnaduzycie.pl powinno dać mu efektywną możliwość nie tylko wypełniania spoczywających nań obowiązków, ale także przede wszystkim oddzielenia tych zgłoszeń nadużyć czy nieprawidłowości, które rzeczywiście wypełniają przesłanki ustawowe oraz wszelkich innych niekoniecznie prawidłowych kwestii. Bo przysłowie „nie wszystko złoto co się świecie” znajduje też zastosowanie do sygnalistów. Warto więc mieć narzędzia wspomagające pracodawcę w tym wyzwaniu.
