Honorata Skibicka, radca prawny oraz ekspert portalu www.zglosnaduzycie.pl
Projekt ustawy transponującej Dyrektywę o sygnalistach nakłada na pracodawców obowiązek wdrażania regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Część pracodawców już dziś, nie czekając na wejście w życie polskiej ustawy, wdraża regulaminy. Przy okazji tych działań pojawia się pokusa, by część postanowień została wyodrębniona do oddzielnych procedur czy wewnętrznych wytycznych pracodawcy, co dawałaby mu większą swobodę w kontekście podejmowanych działań następczych.
Tu pojawiają się wątpliwości natury technicznej i organizacyjnej. Dyrektywa (a także obecny projekt) wyznacza minimalne elementy, które muszą znaleźć się w regulaminie zgłoszeń. Nieodłącznym elementem procedury wydaje się m.in. sposób procedowania zgłoszeń wewnętrznych przez niezależny organizacyjnie podmiot wyznaczony przez pracodawcę do podejmowanie działań następczych. Pracodawcy zastanawiają się czy możliwe jest tworzenie odrębnego regulaminu zgłoszeń wewnętrznych i odrębnej procedury działania przeznaczonej wyłącznie osobom rozpatrującym zgłoszenia. Procedura miałaby obejmować kwestie techniczne związane z procedowaniem zgłoszeń, sposobem podejmowania działań, podejmowaniem decyzji w ramach tworzonych przez pracodawcę komisji czy zespołów. W ocenie autorki rozdzielanie procedur jest zjawiskiem niepożądanym.
Działania następcze opisane w ramach regulaminu zgłoszeń wewnętrznych powinny obejmować działania, których celem jest ocena prawdziwości zarzutów ujawnionych w zgłoszeniu. Wśród tych działań na pewno znajdą się elementy mające na celu weryfikację zgłoszenia, takie jak: gromadzenie i ocena dowodów niezbędnych do stwierdzenia, czy doszło do naruszenia prawa, czy stwierdzenia braku naruszenia prawa. Przeprowadzane postępowanie zapewne będzie kształtowane w taki sposób, aby umożliwić komisji/zespołowi odbieranie wyjaśnień od zgłaszającego czy świadków, korzystanie z wiedzy i doświadczenia specjalistów w zakresu danej dziedziny (na kształt opinii biegłych), gromadzenie donosów pisemnych (dokumentów, oświadczeń, zdjęć, screenshotów itp.). W ocenie autorki wszelkie procedury obejmujące tego typu postanowienia powinny być włączone do treści regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Wyodrębnianie do odrębnej procedury takich postanowień mogłoby zostać ocenione jako próba obejścia przepisów. Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa zawiera minimalne wymogi dotyczące regulaminu (art. 29 ust. 1, a brak wypełnienia tego obowiązku ma być zagrożony sankcją karną). Z tych względów co najmniej elementy dotyczące podejmowania działań następczych (w tym weryfikacji zgłoszenia) powinny być zawarte w regulaminie.
Ujęcie całego procesu w ramy jednej regulacji jest działaniem bezpieczniejszym zarówno z perspektywy pracodawcy, jak i pracownika. Pracownik, który zechce dokonać zgłoszenia na podstawie takiej szczegółowej procedury będzie miał pełny obraz działań jakie mogą być podejmowane w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem. Tym samym będzie znał kolejne kroki podejmowane przez komisję / zespół powołany przez pracodawcę. Przełoży się to niewątpliwe na przewidywalność, a tym samym zaufanie do podejmowanych w ramach zgłoszenia działań. Pomniejszy to też dyskomfort zgłaszającego dostarczając mu niezbędnej, minimalnej wiedzy w zakresie kolejnych kroków podejmowanych przez pracodawcę. Pracodawca natomiast uniknie odpowiedzialności karnej za niedopełnienie elementów, o których mowa w art. 29 ust. 1 projektu ustawy.
