dr Antoni Kolek, opiekun merytoryczny oraz ekspert portalu www.zglosnaduzycie.pl
Jeszcze w tym roku pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób lub będący jednostkami sektora finansów publicznych będą zobowiązani wdrożyć procedury przyjmowania zgłoszeń Sygnalistów. Zakres nowych obowiązków powinien być uregulowany ustawowo, jednak już teraz można wyróżnić szereg działań jakie będą musieli wykonywać pracodawcy.
Zgodnie z diagnozą instytucji europejskich osoby pracujące dla organizacji publicznej lub prywatnej lub utrzymujące kontakt z taka organizacją w związku ze swoją działalnością zawodową niejednokrotnie jako pierwsze dowiadują się o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego, do których może dochodzić. Zgłaszając naruszenia prawa Unii, które są szkodliwe dla interesu publicznego, osoby takie nie miały dostatecznie dobrej ochrony swojej pozycji w organizacji. Działając jako „Sygnaliści” odgrywają istotną rolę w ujawnianiu naruszeń i zapobieganiu im oraz w ochronie dobra społecznego. Dlatego też Parlament Europejski wraz z Radą UE zdecydowali o skierowaniu do państwa członkowskich dyrektywy o ochronie Sygnalistów.
Aby Dyrektywa miała właściwą moc obowiązywania, musi zostać zaimplementowana do krajowego porządku prawnego. W tym celu do 17 grudnia 2021 roku państwa członkowie zobligowane są przyjąć stosowne rozwiązania chroniące Sygnalistów. Niezależnie od ostatecznego brzmienia aktu prawnego przyjętego w Polsce należy zauważyć, że pracodawcy zatrudniających co najmniej 250 osób oraz jednostki sektora finansów publiczne będą obowiązane wdrożyć wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń nadużyć. Dzięki tym kanałom odpowiednie informacje pozyskane przez pracodawców pozwolą na odpowiednie rozpoznanie sprawy na wczesnym etapie i uniknięcie konsekwencji nadużyć. Oprócz stworzenia kanałów zgłaszania nadużyć pracodawca będzie musiał wdrożyć także stosowne procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Warto także, by wprowadzenie procedur poprzedzone zostało konsultacjami i zawarciem porozumienia z partnerami społecznymi. Oznacza to, że wypracowane rozwiązania powinny być skonsultowane z przedstawicielami pracowników. Zasadnym jest także przeszkolenie pracowników z nowych zasad funkcjonowania zgłaszania nadużyć – tak by mieli świadomość anonimowości oraz swojej ochrony prawnej.
Wdrożone przez pracodawców kanały dokonywania zgłoszeń mogą być obsługiwane wewnętrznie przez wyznaczoną do tego celu osobę lub wyznaczony dział lub zapewniane zewnętrznie przez osobę trzecią. Należy jednak mieć na uwadze, że kanały przyjmowania zgłoszeń powinny zostać tak zaprojektowane i być obsługiwane w taki, aby zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, oraz w sposób uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu pracodawcy. Następnie niezwłocznie (do 7 dni) od otrzymania zgłoszenia pracodawca odpowiedzialny jest za potwierdzenie otrzymania zgłoszenia o nadużyciach osobie zgłaszającej.
Kolejnym obowiązkiem pracodawców jest wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Co ważne, może być to ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia i będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne.
Ponadto, podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym obowiązane są do prowadzenia rejestru wszystkich przyjętych zgłoszeń, zgodnie z wymogami w zakresie poufności.
Wreszcie, pracodawca obowiązany jest w „rozsądnym” terminie na przekazanie informacji zwrotnych, do osoby dokonującej zgłoszenia o podjętych działaniach.
Podsumowując, warto wskazać, że pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób lub będący jednostkami sektora finansów publicznych obowiązani są jeszcze w tym roku uruchomić kanały zgłoszeniowe, wdrożyć uprzednio skonsultowane z partnerem społecznym procedury, a także poinformować pracowników o nowych zasadach dokonywania zgłoszeń nadużyć, a następnie być gotowymi do obsługi zgłaszanych spraw.
Uwaga: Dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 osób terminem wejścia w życie obowiązków jest 17 grudnia 2023 roku.
